Cyfryzacja dokumentów

Proces digitalizacji dokumentów pozwoli poprawić ich obieg oraz znacząco ograniczyć ilość teczek i segregatorów, zapełniających użytkową przestrzeń dziekanatu czy rektoratu – niezależnie od wielkości uczelni, lokalizacji filii i ilości wydziałów.

 

Dzięki możliwości wdrożenia specjalistycznego (i zarazem intuicyjnego w obsłudze) oprogramowania dostęp do kluczowych informacji będzie szybszy i łatwiejszy. Bezpośredni dostęp do ciągle rozwijającej się bazy danych sprawi, że przepływ informacji i wiedzy stanie się sprawny i niczym niezakłócony.

 

W efekcie digitalizacji dokumenty zachowują wysoką jakość, są w odpowiedni sposób zindeksowane i przechowywane, nie zajmując kolejnych szaf. Pamiętajmy, że odpowiednio dobrane rozwiązanie software’owe usprawni każdy etap procesu zarządzania dokumentami, w tym kontrolę i zarządzanie przepływem zadań, bezpieczne przechowywanie, skanowanie, kopiowanie czy udostępnianie dokumentów. Digitalizacja poprawi produktywność i lepsze zarządzanie kosztami funkcjonowania uczelni.

Czasochłonne do tej pory czynności, takie jak skanowanie, indeksowanie czy dystrybucja dokumentów, mogą być z łatwością przeprowadzane w sposób zautomatyzowany, m.in. za pomocą dotykowych ikon umieszczonych na panelach sterowania urządzeń wielofunkcyjnych.


W poniższym tekście przedstawimy Państwu przykłady oprogramowania, dzięki którym cyfryzacja dokumentów stanie się szybsza i znacznie wydajniejsza.


Swobodne zarządzanie dokumentami


Przykładem takiego programu, który zapobiega powstawaniu nadmiernej ilości dokumentacji w formie papierowej dzięki możliwości udostępnienia dokumentów oraz plików w postaci elektronicznej bezpośrednio z komputera, jest Sharpdesk.

Jak to działa? Po zeskanowaniu dokumentów przy pomocy wielofunkcyjnego urządzenia można je niemal natychmiast zarchiwizować, przeglądać, sortować, udostępniać innym użytkownikom sieci, jak również dodawać komentarze. Program umożliwi swobodne zarządzanie dokumentami przy pomocy jednej aplikacji, która posiada zaawansowane opcje zabezpieczające. Wydajność pracy, dzięki wprowadzeniu błyskawicznej dystrybucji dokumentów, zostanie przeniesiona na wyższy poziom.

Równie użyteczną funkcją, która ułatwia dystrybucję zeskanowanych dokumentów, jest Lightweight Directory Access Protocol. Zawartość bazy danych może być przeglądana na wyświetlaczu urządzenia wielofunkcyjnego, gdzie będzie się automatycznie synchronizowała z podstawowym serwerem email –

książka adresowa zawsze będzie aktualna. Skanowanie dokumentów do wiadomości e-mail oraz skanowanie do faksu stanie się nadzwyczaj szybkie i wygodne.

Digitalizuj i automatyzuj


Dobrym przykładem platformy, przeznaczonej do digitalizacji i automatyzacji wszelkich danych oraz dokumentów, jest JobRouter. Dzięki złożonym interfejsom idealnie dostosuje się do dowolnego środowiska systemowego, wspierając procesy związane z zarządzaniem dokumentami i umożliwiając monitorowanie oraz kontrolowanie procesów zachodzących w wielu lokalizacjach.

Ta forma zarządzania zapewni kontrolę oraz przejrzystość poszczególnych procesów. Platforma skalowana jest w zależności do wielkości instytucji edukacyjnej lub firmy – można ją w dowolny sposób rozbudować i dopasować do indywidualnych potrzeb. Dodatkowe moduły rozszerzą bazę np. o inteligentny czytnik faktur, jak i interfejs do programów Windows, e-mail lub SAP.

 

Proces archiwizacji dokumentów


Wiele biznesowych urządzeń wielofunkcyjnych posiada już wbudowane systemy archiwizacji danych. I tak przykładowo w urządzeniach wielofunkcyjnych firmy Sharp (zarówno A3, jak i najnowsze modele A4) zaawansowana funkcja wykorzystuje wybrany dysk twardy, który będzie dostępny poprzez stronę www, jak i panel sterowania. Obieg dokumentów przebiega w bardzo sprawny sposób, dzięki możliwości przechowywania danych oraz wcześniej ustalonych i wybranych zadań.

Wcześniej zlecone i wykonane zadania druku mogą być powtarzane bez konieczności ponownego programowania, co pozwoli uniknąć dodatkowego przetwarzania danych – czyli dodatkowych działań koniecznych ze strony studenta lub pracownika uczelni. Na urządzeniach wielofunkcyjnych będzie można tworzyć zarówno foldery publiczne, jak i foldery o charakterze prywatnym. Długookresowe przechowywanie dokumentów może być chronione poprzez szyfrowanie (opcjonalny moduł ochrony danych).

Dzięki zautomatyzowanym procesom zarządzania danymi i dokumentami instytucje edukacyjne z pewnością usprawnią funkcjonowanie, zaoszczędzą czas i pieniądze, a także zapobiegną kosztownym błędom, wynikającym z nieodpowiedniej archiwizacji danych.

Skontaktuj się z nami

 Grzegorz Holozubiec
Grzegorz Holozubiec
Senior Key Account Manager
+48 608003467 Grzegorz.Holozubiec@sharp.eu